外部のスカウト代行会社と情報を共有するルール｜会議・レポート・変更管理

正本と連絡チャネルを先に決める

最初に、採用要件、求人票、検索条件、文面ルール、KPI定義など、どの資料を正本とするか決めます。チャットの断片や古い添付を正本にせず、更新先と更新責任者を一つにします。

定例では、送付数、返信、前向き返信、面談化など合意したKPIに加え、条件変更、候補者不足、判断に迷う事例、次回の改善案を共有します。数値の定義と集計期間を固定し、前回と比較できる形にします。

採用要件や検索条件を変更するときは、変更内容、理由、適用開始、対象求人、承認者を記録します。口頭依頼だけで変更すると、後からどの条件で運用したか追えなくなるため、変更管理の正本を決めます。

AIスカウトくんは、TechSuite株式会社が提供する、生成AIと採用のプロを組み合わせたスカウト代行サービスです。候補者検索・選定、スカウト文の作成、送信、返信対応まで一気通貫で対応します。

違いは支援範囲です。AIスカウトくんはスカウト運用を中心に支援し、TechSuiteでは採用活動全体を支援するRPOサービスの「AI RPOパートナー」も提供しています。

はい。AIスカウトくんでは、候補者検索・選定からスカウト文の作成、送信まで対応できます。ただし、プランによっては検索条件の作成や定期的な振り返り・改善支援を含まない場合があります。

いいえ。AIスカウトくんの代行費とは別に、利用するスカウト媒体の契約・利用料金が必要です。

はい。AIスカウトくんは新卒採用・中途採用の両方に対応しています。人材紹介会社の候補者スカウト運用にも対応できます。ただし、媒体の利用規約により第三者による代行が認められていない媒体では対応できません。

はい。ビズリーチやOpenWorkリクルーティングなど、基本的に各種スカウト媒体で代行できます。ただし、媒体の利用規約により第三者による代行が認められていない媒体では対応できません。利用予定の媒体について、事前に対応可否を確認します。

いいえ。AIスカウトくんの代行費とは別に、利用するスカウト媒体の契約・利用料金が必要です。

委託先との情報共有は、会議の回数を増やすことではなく、正本、変更、判断、結果、次回アクションを同じ形式で共有することが重要です。変更管理と緊急連絡を分けることで、通常運用と例外対応の両方を安定させやすくなります。