正本と連絡チャネルを先に決める
最初に、採用要件、求人票、検索条件、文面ルール、KPI定義など、どの資料を正本とするか決めます。チャットの断片や古い添付を正本にせず、更新先と更新責任者を一つにします。
定例会議は「結果・変更・課題・次回」を揃える
定例では、送付数、返信、前向き返信、面談化など合意したKPIに加え、条件変更、候補者不足、判断に迷う事例、次回の改善案を共有します。数値の定義と集計期間を固定し、前回と比較できる形にします。
変更依頼は履歴が残る形にする
採用要件や検索条件を変更するときは、変更内容、理由、適用開始、対象求人、承認者を記録します。口頭依頼だけで変更すると、後からどの条件で運用したか追えなくなるため、変更管理の正本を決めます。
AIスカウトくんとの情報共有
AIスカウトくんは、TechSuite株式会社が提供する、生成AIと採用のプロを組み合わせたスカウト代行サービスです。候補者検索・選定、スカウト文の作成、送信、返信対応まで一気通貫で対応します。
AIスカウトくんに関するよくある質問
スカウト代行とRPOの違いは？
違いは支援範囲です。AIスカウトくんはスカウト運用を中心に支援し、TechSuiteでは採用活動全体を支援するRPOサービスの「AI RPOパートナー」も提供しています。
候補者検索から送信まで、すべて任せられる？
契約プランと媒体の条件によります。AIスカウトくんは候補者検索・選定、文面作成、送信などを支援しますが、検索条件設計・改善支援の有無や媒体操作の可否は個別の契約・権限条件によります。
スカウト媒体の利用料金は代行費に含まれる？
いいえ。AIスカウトくんの代行費とは別に、利用するスカウト媒体の契約・利用料金が必要です。
新卒採用と中途採用の両方で使える？
はい。AIスカウトくんは新卒採用・中途採用の両方に対応しています。人材紹介会社の候補者スカウト運用も支援対象です。媒体ごとに第三者の操作や候補者情報の取り扱いに制限がある場合は、契約・規約に沿ったRPOの支援範囲を調整します。
どのスカウト媒体でも代行できる？
はい。AIスカウトくんは、さまざまなスカウト媒体を活用した採用活動を、RPO（採用代行）として幅広く支援できます。一部の媒体では、第三者によるアカウント操作やスカウト送信などが制限・禁止されている場合があります。その場合も、媒体の規約・契約に沿って、採用要件や検索条件の設計、スカウト文面の作成、運用改善などを支援可能です。媒体上の操作は必要に応じて採用企業側に行っていただきます。具体的な支援範囲は事前に確認します。
スカウト代行とRPOの違いは？
違いは支援範囲です。AIスカウトくんはスカウト運用を中心に支援し、TechSuiteでは採用活動全体を支援するRPOサービスの「AI RPOパートナー」も提供しています。
まとめ
委託先との情報共有は、会議の回数を増やすことではなく、正本、変更、判断、結果、次回アクションを同じ形式で共有することが重要です。変更管理と緊急連絡を分けることで、通常運用と例外対応の両方を安定させやすくなります。
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